Responsabile Segreteria e Servizi Generali - Tempo determinato 12 mesi finalizzato
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- Milano
- Tempo determinato
- Full time
- Front Office e Accoglienza
- Gestione del centralino;
- Gestione interventi per impostazioni segreteria telefonica, acquisto nuovi apparecchi, spostamenti di numeri interni, segnalazione guasti apparecchi telefonici e aggiornamento elenco con i numeri degli interni;
- Supporto telefonico per informazioni sui centri ospedalieri;
- Desk accoglienza ospiti esterni;
- Gestione apertura/chiusura porta d'ingresso, porta di emergenza e parcheggio;
- Presenza occasionale fuori orario di lavoro per apertura cancello/porta ad esterni per interventi tecnici;
- Smistamento dei materiali consegnati da fornitori depositati in reception o nel parcheggio.
- Gestione Prenotazioni e Trasferte
- Prenotazione dei corsi di formazione;
- Prenotazione taxi e preparazione codici Globix;
- Ricerca e prenotazione treni e gestione cambio biglietti;
- Ricerca e prenotazione aerei e gestione cambio biglietti;
- Ricerca e prenotazione hotel e gestione/cancellazione soggiorni.
- Gestione Corrispondenza e Spedizioni
- Ritiro posta, pacchi e riviste presso portineria e smistamento;
- Spedizione pacchi/lettere tramite corrieri convenzionati;
- Follow-up ritiri e consegne al domicilio;
- Prenotazione ritiri e consegne con servizio Pony;
- Ufficio postale (raccomandate, acquisto francobolli, …).
- Approvvigionamento e Forniture
- Gestione ordini cancelleria;
- Acquisto prodotti per pulizia (schermi, scrivanie), bicchieri, caffè, acqua, medicinali, ecc.;
- Gestione copie chiavi e acquisto di altri articoli uso ufficio/arredi;
- Ordini per macchina del caffè e distributori acqua ed interventi di riparazione/manutenzione.
- Supporto IT e Assistenza Tecnica
- Supporto colleghi per apertura ticket assistenza;
- Ordine strumenti informatici: PC, monitor, tastiere, mouse e componenti elettrici/elettronici e mantenimento del registro dei cespiti;
- Gestione problemi tecnici/informatici/telefonici generali.
- Manutenzioni e Facility Management
- Gestione ordinativi e interventi di manutenzione fotocopiatrici;
- Supporto agli interventi di manutenzione del cancello elettrico, impianti riscaldamento/AC, estintori e ascensore. Compresa la compilazione dei registri obbligatori di manutenzione degli impianti;
- Interfaccia con impresa di pulizie (rimozione immondizia ingombrante, segnalazione esaurimento materiali igienici);
- Coinvolgimento occasionale di aziende per smaltimento rifiuti speciali: sedie e pc rotti, bancali, materiali di magazzino non più in uso e compilazione del relativo registro smaltimento rifiuti;
- Verifica corretto utilizzo dell’area break e attivazione impresa pulizie per pulizia dei frigoriferi da alimenti abbandonati e scaduti e svuotamento lavastoviglie, svuotamento deumidificatori posti al piano, ecc...
- Gestione Spazi ed Eventi
- Prenotazione e gestione delle sale riunioni;
- Supporto operativo nella gestione dello Spazio Solferino19 per eventi interni ed esterni.
- Supporto Operativo alle altre aree della Fondazione
- Supporto operativo a tutte le aree delle Fondazione con particolare riferimento all’area Corporate Fundraising in attività come: compilazione documenti/formulari/schede aziende, scansione documentale, impaginazione di documenti, archiviazione di contratti, scrittura di testi, spedizioni, recall, etc..
- Esperienza pregressa in ruoli analoghi;
- Ottime capacità comunicative e interpersonali;
- Spiccate capacità organizzative e relazionali;
- Atteggiamento positivo e intraprendenza;
- Attitudine al problem solving e capacità di lavorare in autonomia;
- Buona conoscenza dei principali strumenti informatici con particolare riferimento al pacchetto Office;
- Precisione, organizzazione e capacità di gestione del tempo;
- Discrezione e capacità di mantenere la riservatezza nelle attività quotidiane;
- Conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata;
- Condivisione della mission e dei valori di Fondazione Veronesi e forte motivazione al lavoro in organizzazioni non profit;
- Entusiasmo, propositività e forte interesse nel dare il proprio contributo in una realtà di carattere istituzionale, con una missione ben definita di respiro nazionale.
- sostiene la ricerca scientifica attraverso l'erogazione di borse di ricerca per medici e ricercatori e finanzia progetti di altissimo profilo che possano elaborare nuove conoscenze e nuove cure per le malattie oncologiche;
- realizza campagne di prevenzione e educazione che promuovono l'adozione di stili di vita sani e consapevoli, in sinergia con le scuole e con realtà pubbliche e private del mondo della ricerca, dell'informazione, dell'editoria;
- organizza conferenze internazionali che raccontano il futuro della scienza e il ruolo che la scienza può avere nel promuovere la pace e il benessere dei popoli.