Coordinatore Amministrativo dei Servizi Operativi

Edumaax S.p.A

  • Induno Olona, Varese
  • Tempo indeterminato
  • Full time
  • 6 giorni fa
  • Candidati facilmente
Edumaax S.p.AFinalità del RuoloIl Coordinatore Amministrativo dei Servizi Operativi fornisce supporto amministrativo strutturato per tutte le funzioni non-accademiche della scuola, incluse manutenzione, pulizie, ristorazione, sicurezza e servizi generali. Il ruolo garantisce il coordinamento, la documentazione e il follow-up dei processi operativi chiave e contribuisce al funzionamento quotidiano fluido dei servizi scolastici.La posizione riporta al Direttore delle Operazioni e collabora con vari dipartimenti interni e fornitori esterni per garantire la gestione tempestiva delle attività di servizio, delle scadenze e del supporto alla conformità.Mansioni e Responsabilità Principali1. Coordinamento Amministrativo-- Gestire calendari, appuntamenti, visite di appaltatori e riunioni di coordinamento interno
-- Preparare e distribuire liste di attività, verbali di riunione, registri di servizio e log di stato
-- Effettuare follow-up su elementi aperti e richieste in sospeso con team interni e fornitori esterni
-- Mantenere aggiornate le cartelle con le versioni pertinenti di documenti operativi, preventivi e registri2. Comunicazione e Documentazione-- Redigere e gestire la corrispondenza con fornitori, appaltatori e autorità pubbliche
-- Supportare la raccolta preventivi, il monitoraggio degli approvvigionamenti e la documentazione di acquisti e contratti di servizio
-- Assistere con la documentazione interna per l'onboarding del personale operativo (es. uniformi, armadietti, tessere identificative)
-- Mantenere un sistema di archiviazione chiaro e sicuro (digitale e fisico) per i documenti operativi3. Supporto Conformità e Ispezioni-- Preparare, aggiornare e organizzare la documentazione richiesta per ispezioni, audit o depositi presso autorità esterne (es. sicurezza antincendio, igiene, conformità edilizia)
-- Fornire supporto pratico durante le visite di appaltatori, ispettori o consulenti
-- Monitorare le scadenze per la presentazione di documenti e garantire follow-up e promemoria tempestivi4. Supporto Generale-- Assistere con il coordinamento logistico di base per eventi scolastici, attività stagionali o consegne da fornitori
-- Interfacciarsi con il personale di altri dipartimenti quando è necessario supporto di coordinamento per mantenere la continuità operativa
-- Partecipare allo sviluppo e al mantenimento delle Procedure Operative Standard (SOP) e dei registri correlatiEsclusioni e Protezioni LegaliQuesto ruolo non comporta:
-- Responsabilità di supervisione su personale tecnico o di manutenzione
-- Autorizzazione legale o finanziaria per emettere ordini vincolanti o firmare contratti
-- Redazione di documenti tecnici di conformità (es. per CPI, SCIA), benché possa supportare la raccolta e l'organizzazione di tali file
-- Attività di front-office relative all'amministrazione di studenti, genitori o accademicaTutte le responsabilità devono rimanere nell'ambito del supporto e coordinamento dei servizi operativi.Requisiti MinimiEsperienza-- Almeno 2 anni di esperienza amministrativa in ospitalità, facility management, servizi immobiliari o settori correlati
-- Familiarità con il coordinamento di appaltatori o fornitori e processi di approvvigionamento di base
-- Esperienza nel supporto di logistica o operazioni in un ambiente complesso orientato ai serviziCompetenze Linguistiche e Digitali-- Padronanza dell'italiano (parlato e scritto) -- obbligatorio
-- Conoscenza lavorativa dell'inglese
-- Competenza in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) e capacità di utilizzare cartelle condivise o semplici strumenti di monitoraggioCaratteristiche Personali-- Organizzato, affidabile e orientato alle attività
-- Tenace nel follow-up e nel monitoraggio delle scadenze
-- Discreto e professionale nella gestione di documentazione e comunicazioni interne
-- A proprio agio nel comunicare sia con il personale di servizio che con le figure dirigenziali
-- Adattabile, collaborativo e in grado di operare in un ambiente scolastico in fase di avviamentoTutela dei Minori e Verifiche dei PrecedentiCheltenham College Lombardy è impegnata nella protezione di bambini e giovani.
Il candidato selezionato deve fornire:
-- Certificato del Casellario Giudiziale
-- Certificato dei Carichi Pendenti
e firmare il Codice di Condotta per la Protezione dei Minori della scuola, partecipando alla formazione obbligatoria sulla salvaguardia.Condizioni di Lavoro-- Posizione a tempo pieno, annuale, con base presso la sede di Induno Olona (VA)
-- Orario di lavoro standard, con flessibilità richiesta durante ispezioni, eventi o necessità stagionali
-- Basato in ufficio, con mobilità richiesta nelle aree scolastiche durante visite in loco o appuntamenti esterni
-- Linea di reporting al Direttore delle Operazioni, con possibilità di supportare il Preside e altri dipartimenti secondo necessità per garantire un coordinamento fluido dei serviziSettore: Istruzione/FormazioneRuolo: Amministrazione/Paghe e contributiGestisce altre persone: NoTipo di occupazione: Contratto a tempo indeterminatoInquadramento: Impiegato

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