Executive Assistant & Project Coordinator
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- Tempo indeterminato
- Full time
Siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant & Project Coordinator che ricopra un ruolo chiave a supporto del Senior Vice President Hub Southern Europe (SHE) & Country Manager Italy e del Leadership Team (LT) Italy, contribuendo all’efficace gestione delle attività quotidiane e al coordinamento delle principali iniziative interne.
Il ruolo è focalizzato sull’organizzazione, sull’allineamento operativo e sul follow-up delle attività, garantendo fluidità nei flussi informativi e supportando l’esecuzione puntuale delle priorità definite dal Leadership Team.
La posizione rappresenta un punto di riferimento per il coordinamento tra le diverse funzioni aziendali e richiede un approccio pratico, attenzione al dettaglio e capacità di gestire in modo efficace attività multiple in un contesto dinamico e in continua evoluzione.Le principali responsabilità del ruolo includono:
Supporto al Senior VP SHE & Country Manager Italy e del Leadership Team Italy
- Gestione dell’agenda, delle priorità, delle comunicazioni e della documentazione riservata del Senior VP Hub Southern Europe & Country Manager Italy e del Leadership Team Italy.
- Organizzazione di meeting, comitati, trasferte, inclusi gli aspetti logistici, e predisposizione dei materiali di supporto.
- Gestione delle note spese e delle attività amministrative collegate al ruolo del Senior Vice President Hub Southern Europe & Country Manager Italy.
- Coordinamento del flusso informativo tra il Senior Vice President Hub Southern Europe & Country Manager Italy e del Leadership Team Italy e le diverse funzioni aziendali Italiane.
- Supporta il Senior VP Hub Southern Europe & Country Manager Italy nella gestione di allineamenti, meeting e flussi informativi a livello cross-country, interfacciandosi con il team regionale SHE.
Supporto al LT
- Coordinamento e monitoraggio di alcune progettualità trasversali all’organizzazione.
- Raccolta input, follow-up sulle attività e aggiornamento dei deliverable.
- Supporto nell’organizzazione dei meeting del LT.
- Facilitazione del coordinamento e dell’allineamento tra i membri del Leadership Team e le funzioni coinvolte.
- Supporto alla progettazione, pianificazione e gestione di eventi aziendali, workshop e iniziative interne a Straumann Italia. (convention, summer meeting…)
- Coordinamento degli aspetti logistici, operativi e comunicativi.
- Gestione di fornitori e supporto nella preparazione dei materiali.
- Supporto alla definizione ed esecuzione delle attività di comunicazione interna in collaborazione con LT e HR.
- Supporto nella redazione e diffusione di comunicazioni operative, annunci e aggiornamenti aziendali.
- Raccolta e strutturazione delle informazioni provenienti dalle diverse aree aziendali.
- Creazione e gestione degli ordini d’acquisto (PO).
- Gestione fornitori e relativa documentazione.
- Supporto al monitoraggio del budget e delle attività operative.
- Ottime capacità organizzative e di prioritizzazione.
- Eccellenti doti comunicative, scritte e verbali.
- Elevata attenzione al dettaglio e riservatezza nella gestione di informazioni sensibili.
- Approccio proattivo, strutturato e orientato alla soluzione.
- Capacità di lavorare in contesti dinamici, cross-funzionali e in continua evoluzione.
- Forte attitudine alla collaborazione e al supporto delle funzioni aziendali.
- Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Office Management o coordinamento operativo.
- Esperienza a supporto di senior leadership considerata un plus.
- Ottima conoscenza di Microsoft Office e strumenti digitali.
- Doti di riservatezza e capacità di gestire informazioni confidenziali.
- Esperienza nel supporto a funzioni marketing e/o vendite considerata un plus.
- Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata).
- La conoscenza di ulteriori lingue, in particolare spagnolo e francese, è considerata un plus.