Assistant

• Agire come punto di contatto tra il Top Management.
• Gestire le chiamate in entrata, prendere messaggi e smistare la corrispondenza.
• Gestire richieste e domande in modo appropriato.
• Mantenere l’agenda professionale e personale, organizzare riunioni e appuntamenti, fornire promemoria.
• Redigere report, presentazioni e sintesi.
• Sviluppare e mantenere un sistema efficiente di documentazione e archiviazione.
• Gestione dei viaggi: creazione e gestione end-to-end di tutti i viaggi in collaborazione con l’agenzia viaggi e gestione dei processi e delle note spese.
• Gestione delle fatture: creazione fornitori, creazione ordini di acquisto e follow-up con fornitori e reparto contabilità, gestione delle spese.
• Supporto all’organizzazione logistica di seminari Executive e HR.
• Mantenimento dei registri relativi a reclami, valutazioni delle performance e azioni disciplinari.
• Aggiornamento e inserimento dati nei sistemi informatici / creazione e distribuzione di documenti.
• Punto di contatto con i fornitori/amministratori dei benefit.
• Gestione di tutte le richieste di acquisto, ordini di acquisto e gestione delle richieste dei fornitori esterni.
• Come canale di comunicazione, diffusione della comunicazione interna a livello di sito.

• Almeno 5 anni di esperienza come assistente amministrativo esecutivo, assistente esecutivo senior o in altra posizione segretariale.
• Competenza nell’uso di MS Office, in particolare Word, PowerPoint ed Excel.
• Esperienza comprovata nella corrispondenza aziendale scritta e verbale sia in lingua locale che in inglese.
• Piena comprensione dei sistemi e delle procedure di gestione d’ufficio.
• Eccellenti capacità di problem solving, pensiero critico e comunicazione.
• Risposte proattive ed efficienti a problemi e sfide urgenti.
• Esemplare capacità di pianificazione e gestione del tempo.
• Capacità di multitasking e di definire le priorità quotidiane.
• Ottime capacità organizzative e di pianificazione.
• Conoscenza degli strumenti di comunicazione (Skype for Business, WebEx).
• Forti capacità relazionali.
• Inglese fluente scritto e parlato.

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